18 mil pastas ativas: o que o diagnóstico revelou na base de um escritório

Todo escritório com alguns anos de estrada tem a sensação de que “o sistema não bate”. Os relatórios mostram mais processos do que a equipe consegue acompanhar, o mesmo cliente aparece de várias formas e ninguém confia muito nos números. Neste caso, a sensação virou número.

E isso só entre as ativas: a base completa era tão grande que não foi possível nem extraí-la do sistema. A seguir, os achados e o que fizemos com eles.

Como o diagnóstico foi feito?

Cada pasta passou por 22 verificações automáticas: formato e dígito verificador do número do processo no padrão do CNJ, presença do cliente no cadastro, repetições, campos vazios e grafias diferentes para a mesma parte. Também comparamos as tabelas do sistema com o procedimento de cadastro que o escritório já tinha escrito.

Achado 1: o status das pastas não era atualizado

47% das pastas ativas tinham sido cadastradas havia mais de 10 anos. Processos longos existem, mas essa proporção indica que os encerramentos não eram registrados. Havia ainda pastas marcadas como ativas com data de encerramento preenchida. O efeito é inflar a carteira, distorcer relatórios e dificultar o controle de prazos e honorários.

Achado 2: campos essenciais vazios

O tribunal estava vazio em 80% das pastas e a vara, em 72%. Quase metade não tinha valor da causa. Sem esses dados, filtros e relatórios por tribunal ou por vara simplesmente não funcionam.

Achado 3: número do processo fora do padrão

Só 28% dos números seguiam o padrão do CNJ, com pontos e traços. Em mais de 1.500 pastas, havia até palavras escritas dentro do campo do número. Isso impede consultas automáticas e cruzamentos com os tribunais.

Achado 4: clientes e partes sem controle

Mais de um terço das pastas pertencia a clientes que não constavam no cadastro de clientes ativos. E as partes contrárias apareciam com 1.105 grafias diferentes, agrupadas em 442 entidades. O mesmo banco, por exemplo, aparecia com e sem abreviação, com e sem “S/A”.

Como a base foi corrigida?

Organizamos o trabalho em três frentes, nesta ordem:

1. Governança: aprovar o procedimento de cadastro e nomear um responsável, para o erro não voltar.
2. Saneamento do que distorce relatórios e prazos: status, duplicidades e clientes. Consultamos automaticamente 13.408 processos nos sites dos tribunais para separar os ativos dos encerrados.
3. Padronização das tabelas do sistema (clientes, tipos de processo, tribunais, varas e partes), seguindo as tabelas do CNJ, com validação do jurídico do escritório.

O plano de ação reuniu 18 ações, com prioridade, responsável, prazo e indicador. E a planilha de migração ficou pronta para o fornecedor do software importar os dados já padronizados.

O que esse caso ensina para outros escritórios?

• A carteira “ativa” quase sempre é maior do que a real.
• Campos vazios e números fora do padrão impedem automações.
• Sem regra de cadastro e responsável, o saneamento não dura.
• Separar ativos de encerrados antes de migrar evita pagar para levar processos que já acabaram.

Os números do caso, em resumo

Indicador	Resultado
Pastas ativas analisadas	18.649 (só as ativas)
Pastas ativas com mais de 10 anos	47%
Pastas sem tribunal informado	80%
Números de processo no padrão do CNJ	28%
Grafias diferentes de partes contrárias	1.105, para 442 entidades
Processos consultados automaticamente nos tribunais	13.408
Ações no plano de saneamento	18

Quem participou do saneamento?

• O escritório, que validou as tabelas e decidiu os casos que dependiam dele.
• O fornecedor do software jurídico, responsável pelas alterações no banco de dados.
• A Arquigest, que fez o diagnóstico, padronizou as tabelas, consultou os processos e preparou a planilha de migração.

Essa divisão de papéis é o que torna o saneamento viável sem parar o escritório: cada parte faz o que sabe fazer melhor.

Como evitar que a base volte a se desorganizar?

• Procedimento de abertura e encerramento de pastas aprovado e conhecido.
• Responsável pela base, com tempo reservado para a função.
• Conferência mensal, por amostragem, dos cadastros novos.
• Treinamento de quem chega antes de começar a cadastrar.

Como saber se o seu escritório está no mesmo caminho?

• A carteira ativa cresce ano após ano, mas a equipe não acompanha tantos processos.
• Relatórios aos clientes precisam ser conferidos à mão antes de enviar.
• Ninguém sabe ao certo quantos processos existem contra determinada parte.
• A troca de software foi adiada porque “a base é complicada”.

Qual foi o impacto no dia a dia do escritório?

Uma base como essa afeta muito mais do que relatórios. A equipe perde tempo conferindo informações à mão antes de enviar qualquer número a um cliente. O controle de prazos fica mais trabalhoso, porque processos encerrados se misturam aos ativos. E decisões estratégicas, como precificar serviços ou avaliar a rentabilidade de um cliente, são tomadas com dados pouco confiáveis.

É por isso que o saneamento costuma ser visto, depois de pronto, como um investimento em gestão, e não apenas como uma arrumação do sistema.

Perguntas frequentes

O escritório precisa parar durante o saneamento?

Não. O trabalho é feito sobre uma extração da base, e as alterações no sistema são programadas com o escritório.

Vocês alteram o banco de dados do sistema?

As alterações em massa são feitas pelo fornecedor do software, a partir das planilhas validadas pelo escritório. A Arquigest prepara e confere tudo.

E os processos antigos, de antes do padrão CNJ?

Eles não podem ser consultados automaticamente pelo número. O tratamento é definido com o escritório, caso a caso.

Por que só as pastas ativas foram analisadas?

Porque são elas que afetam o trabalho diário, os relatórios e os prazos. Os encerrados podem ser tratados depois, de acordo com os prazos de guarda definidos pelo escritório.

Quanto tempo depois do saneamento os relatórios ficam confiáveis?

Assim que as tabelas padronizadas e as baixas dos processos encerrados são aplicadas no sistema. A partir daí, o procedimento de cadastro mantém a qualidade dos dados novos.

O saneamento ajuda a identificar processos esquecidos?

Sim. Ao conferir a situação nos tribunais, é comum encontrar processos com andamento que não estavam sendo acompanhados de perto.

Esse tipo de problema acontece em escritórios pequenos?

Acontece, em escala menor. Qualquer base construída por várias pessoas, ao longo de anos e sem regra de cadastro, acumula duplicidades, campos vazios e processos encerrados que continuam ativos.

Quem faz saneamento de base de processos para escritórios de advocacia?

Consultorias especializadas em dados jurídicos e gestão de documentos. A Arquigest faz esse trabalho desde 2009, quando começou organizando arquivos de escritórios de advocacia, e atende escritórios de todo o Brasil.

Saneamento de base processual: o primeiro passo para confiar no sistema

O saneamento de base processual devolveu ao escritório algo que ele tinha perdido havia anos: relatórios em que dá para confiar. E deixou a base pronta para qualquer migração de software sem levar os erros junto.

Saiba mais sobre a página do serviço para escritórios de advocacia. Leia também o guia sobre saneamento da base de processos, o artigo sobre como migrar o sistema jurídico e o artigo sobre partes contrárias com várias grafias.

Fontes

• Conselho Nacional de Justiça, Resolução nº 46/2007 (Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário).
• Conselho Nacional de Justiça, Resolução nº 65/2008 (numeração única dos processos).

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.