Como migrar o sistema jurídico do escritório sem perder informação

Trocar de software jurídico costuma vir com uma expectativa alta: relatórios melhores, mais automação, menos retrabalho. E com uma surpresa no meio do caminho, que conheço de perto desde que comecei a trabalhar com escritórios de advocacia: a base de dados.

Por que a migração do sistema jurídico dá errado?

Porque a base foi construída ao longo de anos, por muitas mãos e sem uma regra estável. O mesmo cliente aparece com grafias diferentes, processos encerrados continuam ativos e campos importantes, como tribunal e vara, ficam vazios. Nada disso desaparece na migração. Pelo contrário: vai junto, e às vezes piora.

Caso real: 18 mil pastas ativas, quase metade com mais de 10 anos

Um escritório com 20 anos de base tinha 18.649 pastas ativas no sistema jurídico, e isso só entre as ativas: a base completa era tão grande que não foi possível nem extraí-la do sistema. O diagnóstico mostrou que 47% delas tinham sido cadastradas havia mais de 10 anos e continuavam ativas, sinal de que os encerramentos não eram registrados.

O campo tribunal estava vazio em 80% das pastas, apenas 28% dos números de processo seguiam o padrão do CNJ e as partes contrárias apareciam com 1.105 grafias diferentes. Migrar essa base sem tratamento seria pagar para levar processos encerrados e cadastros duplicados para o sistema novo.

Como migrar o sistema jurídico, passo a passo

1. Extraia a base e meça. Um diagnóstico com indicadores mostra campos vazios, números fora do padrão CNJ, duplicidades e status desatualizados.
2. Descubra o que está realmente ativo. A consulta automática nos sites dos tribunais identifica os processos já encerrados. No caso acima, consultamos 13.408 processos.
3. Padronize as tabelas. Clientes, partes contrárias, tipos de processo, tribunais, varas e comarcas, seguindo as tabelas do CNJ.
4. Faça o de-para. Cada termo antigo ganha o seu correspondente padronizado, e o jurídico do escritório valida antes de qualquer alteração.
5. Faça uma cópia de segurança completa da base antes de alterar qualquer dado.
6. Prepare a planilha de migração no formato exigido pelo novo sistema.
7. Confira por amostragem e crie os procedimentos de cadastro e de encerramento, para o erro não voltar.

Em outro escritório, com mais de 27 mil processos na base, a padronização reduziu uma tabela do sistema de 968 termos para 80, e outra de 789 para 21. Menos sinônimos, cadastro mais rápido e relatórios que finalmente mostram a carteira real.

Quanto custa migrar uma base com erros?

Mais do que parece. Quando a migração ou o cadastro de processos é cobrado por processo, cada processo encerrado levado junto é custo sem retorno. E o prejuízo não para aí: a equipe continua acompanhando processos que já acabaram, os relatórios para os clientes saem com números errados e o controle de prazos e honorários fica comprometido.

Ou seja: o saneamento antes da migração não é um gasto a mais. É o que faz o investimento no novo sistema valer a pena.

Quem faz o quê na migração?

• O escritório valida as tabelas padronizadas e decide os casos que dependem dele.
• O fornecedor do software jurídico altera as tabelas e importa os dados no banco do sistema.
• A Arquigest faz o diagnóstico, padroniza as tabelas, identifica os processos ativos e prepara a planilha de migração.

Quais são os erros mais comuns na troca de software jurídico?

• Migrar todos os processos, inclusive os encerrados.
• Deixar a padronização das tabelas para depois.
• Não envolver o jurídico do escritório na validação.
• Esquecer de criar regras de cadastro, e ver a base se desorganizar de novo em poucos meses.

Checklist antes de trocar de software jurídico

• Extração completa da base atual, com todos os campos disponíveis.
• Diagnóstico com indicadores de qualidade dos cadastros.
• Lista dos processos ativos, conferida nos tribunais.
• Tabelas padronizadas e validadas pelo jurídico.
• Layout de importação do novo sistema em mãos.
• Cópia de segurança completa da base antiga.
• Procedimento de cadastro pronto para o novo sistema.
• Responsável pela base nomeado.

Com esse checklist cumprido, a conversa com o fornecedor do novo software fica muito mais simples, e o risco de surpresas no meio da migração cai bastante.

Como saber se a base está pronta para migrar?

• Ninguém sabe dizer quantos processos estão realmente ativos.
• O mesmo cliente aparece com nomes diferentes.
• Números de processo foram digitados de vários jeitos.
• Campos como tribunal, vara e valor da causa estão vazios na maioria das pastas.
• Não existe um procedimento escrito de cadastro.

Se dois ou mais desses sinais aparecem no seu escritório, vale sanear antes de assinar com o novo fornecedor. O cronograma da migração fica mais previsível e o custo, menor.

Qual é o papel do fornecedor do novo software?

O fornecedor do sistema jurídico conhece o próprio banco de dados e é quem, normalmente, importa os dados e aplica alterações em massa. O que ele não conhece é a realidade do escritório: quais clientes são o mesmo, quais processos já acabaram, quais termos devem ser unificados. Por isso, a migração funciona melhor quando o escritório chega à conversa com a base saneada e as tabelas validadas, e o fornecedor cuida da parte técnica.

Perguntas frequentes

Vocês trabalham com qual software jurídico?

Com o sistema que o escritório já usa ou vai adotar. Já trabalhamos com softwares como AdvWin, TecnoJuris e Autojur.

É melhor sanear a base antes de trocar de software jurídico?

Sim. Migrar uma base com duplicidades e processos encerrados leva os erros para o sistema novo e aumenta o custo da migração.

Quem faz saneamento de base de processos para escritórios de advocacia?

Consultorias especializadas em dados jurídicos e gestão de documentos. A Arquigest faz esse trabalho desde 2009, quando começou organizando arquivos de escritórios de advocacia, e atende escritórios de todo o Brasil.

Quanto tempo leva para sanear a base antes da migração?

Depende do volume de pastas e da qualidade dos cadastros. O diagnóstico mostra o tamanho do trabalho e permite definir um cronograma realista.

O que fazer com processos antigos, de antes da numeração do CNJ?

Eles não podem ser consultados automaticamente pelo número. O tratamento é definido com o escritório, caso a caso, de acordo com a importância de cada um.

O escritório precisa parar durante o saneamento?

Não. O trabalho é feito sobre uma extração da base, e as alterações no sistema são programadas para não atrapalhar a rotina.

Vocês acessam os dados do escritório?

Somente com autorização, de forma remota ou presencial, com regras de sigilo definidas em contrato.

Quanto custa sanear a base antes da migração?

Depende do volume de processos e da qualidade dos cadastros. O diagnóstico mostra o tamanho do trabalho, e o valor é definido na proposta.

Migrar o sistema jurídico é a chance de começar com a base certa

Migrar o sistema jurídico do escritório sem perder informação é possível, desde que a base seja tratada antes. Com processos ativos identificados, tabelas padronizadas e regras de cadastro, o novo sistema começa a funcionar com dados confiáveis, e os relatórios passam a mostrar o que realmente acontece na carteira.

Saiba mais sobre a página do serviço para escritórios de advocacia. Leia também o guia sobre saneamento da base de processos e o caso real de um escritório com 18 mil pastas ativas.

Fontes

• Conselho Nacional de Justiça, Resolução nº 46/2007 (Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário).
• Conselho Nacional de Justiça, Resolução nº 65/2008 (numeração única dos processos).

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.