Partes contrárias com várias grafias no sistema jurídico: como resolver

“Banco do Brasil”, “BCO DO BRASIL”, “Banco do Brasil S/A”, “B. do Brasil”. Se você já procurou uma parte contrária no sistema do escritório e encontrou várias versões dela, sabe do que estou falando. E sabe também que o relatório “processos contra o banco X” nunca bate.

Por que as partes aparecem com várias grafias?

• Cada pessoa cadastra do seu jeito, sem consultar se a parte já existe.
• Abreviações, siglas e formas societárias variam.
• Erros de digitação e acentos.
• Ausência de CNPJ ou CPF no cadastro.

Qual é o impacto no dia a dia?

Com a mesma parte espalhada em várias grafias, o escritório não consegue saber, com segurança, quantos processos tem contra ou a favor de alguém, qual é o histórico de resultados com aquela parte ou se existe conflito de interesses antes de aceitar um novo cliente.

Um caso real

No diagnóstico da base de um escritório com 20 anos de história, as partes contrárias apareciam com 1.105 grafias diferentes, que correspondiam a apenas 442 entidades. Em média, cada parte estava cadastrada de dois a três jeitos diferentes.

Como resolver, passo a passo

1. Extraia a lista de partes do sistema.
2. Normalize os nomes para comparação: sem acentos, sem pontuação, em maiúsculas e sem formas societárias.
3. Agrupe as variações que correspondem à mesma parte.
4. Escolha a forma padrão e associe o CNPJ ou CPF sempre que possível.
5. Valide os grupos com o jurídico do escritório.
6. Aplique a correção no sistema, normalmente pelo fornecedor do software, a partir da planilha validada.

Como evitar que o problema volte?

• Consultar sempre se a parte já existe antes de cadastrar uma nova.
• Tornar o CNPJ ou CPF obrigatório no cadastro, quando disponível.
• Definir quem pode criar novas partes no sistema.
• Ter um procedimento de cadastro escrito e conhecido pela equipe.

Exemplo de agrupamento

Grafias encontradas no sistema	Forma padrão
Banco do Brasil; BCO DO BRASIL; Banco do Brasil S/A; B. do Brasil	Banco do Brasil S.A.
Cia Energética X; Companhia Energética X Ltda; CIA ENERG X	Companhia Energética X
Prefeitura de BH; Município de Belo Horizonte; PBH	Município de Belo Horizonte

A forma padrão segue, de preferência, o nome oficial da parte, conferido no cadastro do CNPJ quando se trata de empresa. Assim, o escritório fica com uma referência única e verificável.

Perguntas frequentes

Dá para fazer essa padronização automaticamente?

Boa parte, sim: a normalização e o agrupamento podem ser feitos com ferramentas. A validação final, porém, precisa do olhar do jurídico.

Ao corrigir a parte, os processos antigos são atualizados?

Quando a correção é feita na tabela do sistema, todos os processos vinculados àquela parte passam a usar a forma padronizada.

Isso precisa ser feito antes de uma migração?

É o momento ideal. Migrar partes duplicadas leva o problema para o sistema novo.

E quando a parte é uma pessoa física?

O nome completo, conferido em documento, e o CPF quando disponível. Homônimos são comuns, e o CPF evita juntar pessoas diferentes.

Quem decide qual é a forma padrão?

A proposta pode ser feita pela consultoria, com base no nome oficial, mas a validação final é do jurídico do escritório.

Quanto tempo leva para padronizar as partes contrárias?

Depende do número de partes e de grafias. A normalização automática acelera bastante; a etapa mais demorada costuma ser a validação pelo jurídico.

Partes com grafias diferentes afetam a checagem de conflito de interesses?

Sim. Se a mesma parte aparece de vários jeitos, a busca pode não encontrar todos os processos relacionados, e o conflito passa despercebido.

Posso apagar as partes duplicadas do sistema?

O mais seguro é unificar, e não apagar: os processos ligados às grafias antigas passam a apontar para a forma padrão, e só então os cadastros duplicados são desativados.

Partes contrárias padronizadas, relatórios confiáveis

Resolver as partes contrárias com várias grafias parece um detalhe, mas muda a qualidade de tudo o que o sistema jurídico entrega: relatórios, análises de resultados e checagem de conflitos. Vale cada minuto.

Saiba mais sobre a página do serviço para escritórios de advocacia. Leia também o guia sobre saneamento da base de processos e o caso real de saneamento de base processual.

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.