Tabela de temporalidade de documentos: o que é e como fazer

O nome assusta, mas a ideia é simples. A tabela de temporalidade é aquele documento que responde, de uma vez por todas, à pergunta que todo mundo faz na hora de arrumar o arquivo: “isso aqui pode jogar fora?”.

Ela é montada a partir da legislação e da realidade de cada organização, e é a base para descartar com segurança.

Para que serve a tabela de temporalidade?

• Libera espaço físico e digital, com segurança.
• Evita o descarte de documentos que a lei manda guardar.
• Ajuda no cumprimento da LGPD, porque dados pessoais não ficam guardados além do necessário.
• Tira a decisão da memória ou do medo de uma pessoa.

O que a tabela contém?

Coluna	O que informa
Classificação	A área e o assunto a que o documento pertence
Tipo de documento	Por exemplo: nota fiscal, contrato, folha de pagamento
Prazo na fase corrente	Quanto tempo fica perto de quem usa, no dia a dia
Prazo na fase intermediária	Quanto tempo fica guardado, com pouco uso, até completar o prazo
Destinação final	Eliminação ou guarda permanente
Base legal e observações	A lei ou a razão que justifica o prazo

Qual é a relação com o plano de classificação?

A tabela nasce de outro instrumento: o plano de classificação, que é a lista organizada dos documentos da empresa por área e por assunto. Primeiro se organiza o que existe; depois se define quanto tempo cada coisa fica.

Como montar a tabela de temporalidade, passo a passo

1. Levante os tipos de documento de cada área, com entrevistas rápidas.
2. Organize a lista em um plano de classificação.
3. Pesquise a legislação aplicável a cada tipo (trabalhista, fiscal, societária e do setor).
4. Defina os prazos e a destinação, com validação jurídica quando necessário.
5. Aprove a tabela com a direção.
6. Aplique, treine a equipe e registre cada eliminação em um termo.

Empresas privadas também precisam?

A obrigação formal de ter tabela de temporalidade é dos órgãos públicos, que seguem modelos do Conselho Nacional de Arquivos. Mas, para empresas privadas, ela é a forma mais segura de decidir o que guardar e o que descartar. Os modelos públicos servem de referência, mas cada empresa precisa da sua.

Na prática

Em uma das entidades de previdência complementar que atendemos, não havia plano de classificação nem tabela de prazos, e tudo era guardado indefinidamente. Também desenvolvemos o plano de classificação das atividades de cartórios de registro de imóveis, com acervos que começam no século XIX. Nos dois casos, a classificação veio antes dos prazos.

E no terceiro setor?

Associações, fundações e outras organizações do terceiro setor também precisam da tabela de temporalidade, talvez ainda mais. Além dos documentos fiscais, contábeis e trabalhistas, elas guardam documentos de projetos, convênios e prestações de contas a financiadores, que podem ter prazos próprios, definidos no contrato, no termo assinado ou em norma específica. A tabela reúne todas essas exigências em um só lugar.

Quais são as fases de um documento?

A arquivística divide a vida de um documento em fases. Na fase corrente, ele é usado com frequência e fica perto de quem trabalha com ele. Na fase intermediária, é pouco consultado, mas ainda precisa ser guardado, muitas vezes em um arquivo central ou externo. Ao final, ele é eliminado ou passa para a guarda permanente, quando tem valor histórico ou de prova.

Exemplo ilustrativo de trecho de tabela

Classificação	Tipo de documento	Fase corrente	Fase intermediária	Destinação
Financeiro / Tributos	Notas fiscais	1 ano	Até completar o prazo legal	Eliminação
RH / Folha	Folha de pagamento	1 ano	Até completar o prazo legal	Eliminação
Societário	Contrato social e alterações	Enquanto vigente	Não se aplica	Guarda permanente

Os prazos reais de cada empresa dependem da legislação aplicável e das suas atividades. O exemplo serve só para mostrar como a tabela funciona.

O que é o termo de eliminação?

Cada vez que documentos são eliminados com base na tabela, o ideal é registrar em um termo: o que foi eliminado, de que período, com base em qual prazo, quem aprovou e quando. É a prova de que o descarte seguiu uma regra.

Tabela de temporalidade e LGPD

A tabela de temporalidade é uma grande aliada da LGPD. Ao definir quanto tempo cada documento com dados pessoais deve ser guardado, ela mostra o momento em que esses dados devem ser eliminados, como a lei determina quando termina a finalidade do tratamento.

Como aplicar a tabela no dia a dia?

• Organize os documentos pelo ano previsto para a eliminação.
• Identifique nas caixas e nas pastas a data prevista de descarte.
• Faça uma rodada anual de avaliação dos documentos vencidos.
• Confira, antes de eliminar, se não há processo ou auditoria envolvendo os documentos.
• Registre cada eliminação no termo.

Quem deve participar da construção da tabela?

• Os responsáveis das áreas, que conhecem os documentos produzidos e recebidos.
• O jurídico e a contabilidade, que validam os prazos legais.
• A TI, que ajuda a aplicar os prazos nos sistemas e nas cópias de segurança.
• A direção, que aprova e dá autoridade à tabela.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para fazer uma tabela de temporalidade?

Depende do número de áreas e de tipos de documento. O levantamento é a etapa mais longa.

A tabela precisa ser atualizada?

Sim, sempre que surgir um novo tipo de documento ou mudar a legislação. Uma revisão anual é uma boa prática.

Posso usar uma tabela pronta da internet?

Como referência, sim. Mas os prazos dependem das atividades e dos riscos de cada empresa, e uma tabela genérica pode levar a descartes indevidos.

Quem deve aprovar a tabela de temporalidade?

A direção da empresa, depois da validação das áreas e, quando necessário, do jurídico e da contabilidade.

A tabela de temporalidade vale para documentos digitais?

Sim. Os prazos valem para o documento, qualquer que seja o meio. Arquivos na nuvem, e-mails e sistemas também devem seguir a tabela.

Quem guarda o termo de eliminação?

O responsável pela gestão de documentos, em local seguro e por longo prazo, porque ele prova que a eliminação seguiu as regras.

A tabela de temporalidade é obrigatória para empresas privadas?

Não há uma obrigação geral para empresas privadas, mas a tabela é a forma mais segura de cumprir os prazos legais e de descartar com segurança.

Como lidar com documentos que não aparecem na tabela?

Eles devem ser incluídos na próxima revisão. Até lá, não devem ser descartados.

A tabela precisa ser registrada em algum órgão?

Para empresas privadas, não. Ela é um instrumento interno, aprovado pela direção e aplicado no dia a dia.

Quem faz tabela de temporalidade para empresas?

Consultorias de gestão de documentos, com profissionais da informação e apoio jurídico quando necessário. A Arquigest elabora a tabela a partir da legislação e da rotina de cada organização, para empresas e entidades de todo o Brasil.

Tabela de temporalidade de documentos: decidir com segurança

A tabela de temporalidade de documentos transforma uma dúvida eterna em regra clara. Com ela, a empresa guarda o que precisa, descarta o que pode e prova, se alguém perguntar, por que cada decisão foi tomada.

Saiba mais sobre a página do serviço de organização de arquivos. Leia também o guia de prazos de guarda dos documentos da empresa e o artigo sobre política de gestão de documentos.

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.