Por quanto tempo guardar os documentos da empresa

Toda empresa tem aquela sala, ou aquela pasta na nuvem, para onde os documentos vão e nunca mais saem. Ninguém joga nada fora porque ninguém sabe o que pode ser jogado fora. Você já parou pra pensar em quanto isso custa em espaço, em tempo de busca e em risco?

A tabela abaixo detalha cada caso, com a lei correspondente.

Por que guardar tudo para sempre também é um problema?

Guardar tudo parece seguro, mas não é. Além do custo com espaço físico e armazenamento digital, o excesso de documentos dificulta a busca justamente quando uma auditoria ou um processo exige rapidez.

E tem a LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados determina que os dados pessoais sejam eliminados quando a finalidade do tratamento termina, com exceção dos casos em que a lei exige a guarda (art. 16). Ou seja: manter documentos com dados pessoais além do necessário também é um risco.

Tabela de prazos de guarda: qual é o prazo de cada documento?

Documento	Prazo de guarda	Base legal
Notas fiscais, livros fiscais e comprovantes de tributos	Pelo menos 5 anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte, e enquanto houver discussão sobre o tributo	CTN, arts. 173, 174 e 195
Livros e documentos contábeis	Enquanto não prescreverem as obrigações a que se referem (na prática, pelo menos 5 anos)	Código Civil, art. 1.194; CTN, art. 195
Documentos trabalhistas (contrato, folha, ponto, férias, recibos e rescisão)	Pelo menos 5 anos, observando que o trabalhador pode entrar com ação até 2 anos após o fim do contrato	Constituição Federal, art. 7º, XXIX; CLT, art. 11
Comprovantes de FGTS	5 anos para fatos a partir de 13/11/2014; períodos anteriores seguem regra de transição	STF, ARE 709.212; Súmula 362 do TST
Prontuário de exames ocupacionais (ASO e exames)	No mínimo 20 anos após o desligamento, com prazos maiores para exposição a agentes cancerígenos e radiação	NR-7
Contratos com clientes e fornecedores	Durante a vigência e, depois, pelo prazo de prescrição aplicável; a regra geral é de 10 anos	Código Civil, arts. 205 e 206
Documentos de constituição e atos societários (contrato social, alterações e atas)	Guarda permanente, por recomendação	Comprovam a existência e a história da empresa

Esta tabela é um ponto de partida. Setores regulados, como o financeiro, a previdência complementar e a saúde, têm regras próprias, e documentos ligados a processos em andamento devem ser guardados até o fim da discussão. Por isso, cada empresa precisa da sua própria tabela.

O mesmo vale para associações, fundações e outras organizações do terceiro setor. Além das obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, elas costumam guardar documentos exigidos por financiadores, convênios e parcerias, que podem trazer prazos próprios, definidos no contrato, no termo assinado ou em norma específica.

Como montar a tabela de prazos da sua empresa?

Na linguagem técnica, essa tabela se chama tabela de temporalidade. Numa linguagem bem simples, ela responde a três perguntas para cada tipo de documento: por quanto tempo guardar, onde guardar e o que fazer depois.

1. Liste os tipos de documento que cada área produz e recebe.
2. Organize essa lista por área e por assunto (é o chamado plano de classificação).
3. Defina o prazo de guarda de cada tipo, com a lei que o justifica.
4. Decida a destinação final: eliminar ou guardar permanentemente.
5. Registre cada descarte, com data, responsável e o que foi eliminado.

Caso real: quando a falta de tabela vira acúmulo

Uma das entidades de previdência complementar que atendemos guardava os documentos de cerca de 9 mil participantes em 400 caixas, sem plano de classificação e sem tabela de prazos. No papel, a ordem era alfabética; no digital, por CPF.

Criamos um dossiê único por participante, o plano de classificação e as regras de guarda. Hoje cada documento tem lugar, prazo e destino definidos.

Posso digitalizar e descartar o papel?

Em muitos casos, sim. A Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019) e o Decreto 10.278/2020 permitem que documentos digitalizados tenham o mesmo valor do original, desde que sigam requisitos técnicos definidos no decreto. Antes de descartar o papel, confira esses requisitos e o prazo de guarda de cada documento. E lembre que o documento digital também tem prazo: e-mails e arquivos na nuvem seguem as mesmas regras.

Quais são os erros mais comuns?

• Guardar tudo para sempre, por medo de descartar.
• Descartar sem critério, por falta de espaço.
• Esquecer que documentos digitais também têm prazo de guarda.
• Não registrar o descarte, o que deixa a empresa sem prova do que foi eliminado e por quê.

Quais documentos costumam ser de guarda permanente?

Alguns documentos contam a história da empresa e podem ser necessários a qualquer tempo. Por isso, a recomendação é guardá-los permanentemente:

• Atos de constituição, contrato ou estatuto social e todas as alterações.
• Atas de assembleias, de reuniões de sócios e de diretoria.
• Livros de registro de empregados.
• Escrituras e documentos de imóveis da empresa.
• Registros de marcas e de propriedade intelectual.
• Demonstrações financeiras anuais.

E os documentos das outras áreas?

Nem todo documento tem um prazo escrito em lei. Nesses casos, o prazo é definido pela empresa, considerando por quanto tempo aquele documento pode servir de prova ou de referência.

Área	Exemplos	Ponto de atenção
Jurídico	Contratos, procurações, notificações	Guardar durante a vigência e pelo prazo de prescrição aplicável
Compras	Cotações, pedidos, comprovantes de entrega	Manter enquanto estiverem ligados a notas fiscais ou contratos
Comercial	Propostas, contratos com clientes, comunicações	Propostas não aceitas podem ter prazo curto, definido pela empresa
TI	Registros de acesso, backups	Definir em política própria, considerando a LGPD

Como organizar o arquivo pelo prazo de guarda?

Uma dica prática de quem organiza arquivos há muitos anos: agrupe os documentos pelo ano em que poderão ser descartados. Uma caixa com notas fiscais de 2026, por exemplo, recebe na etiqueta a data prevista de eliminação. Todo início de ano, basta verificar quais caixas venceram, conferir se não há nenhuma discussão envolvendo aqueles documentos e registrar o descarte. Simples assim.

O mesmo vale para o digital: pastas organizadas por ano ou por competência facilitam muito a aplicação dos prazos.

Físico ou digital: onde guardar?

Hoje, a maior parte dos documentos já nasce digital, como as notas fiscais eletrônicas. Para eles, o importante é guardar o arquivo original, com cópia de segurança, pelo prazo definido. Para o papel, vale avaliar o que precisa ser mantido no original e o que pode ser digitalizado, conferindo os requisitos legais antes de qualquer descarte.

Quem deve decidir os prazos?

A tabela de prazos deve ser construída com as áreas que produzem os documentos, validada pelo jurídico ou pela contabilidade quando necessário e aprovada pela direção. Assim, a decisão deixa de depender da memória ou do medo de uma única pessoa.

Como conciliar os prazos de guarda e a LGPD?

Muita gente acha que a LGPD obriga a apagar tudo rapidamente. Não é bem assim. A lei permite guardar dados pessoais quando existe obrigação legal, como no caso dos documentos trabalhistas e fiscais. O que ela não permite é guardar sem motivo e sem prazo.

Na prática, a tabela de prazos resolve as duas coisas ao mesmo tempo: mostra por quanto tempo cada documento precisa ser guardado e, depois disso, indica a eliminação. Um único instrumento atende à organização do arquivo e à proteção de dados.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo guardar documentos trabalhistas?

Em geral, por pelo menos 5 anos, observando o prazo de até 2 anos após o fim do contrato para o trabalhador entrar com ação. Exames ocupacionais têm prazo maior: no mínimo 20 anos após o desligamento.

Por quanto tempo guardar notas fiscais?

Pelo menos 5 anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte, e enquanto houver qualquer discussão sobre o tributo.

Posso jogar fora documentos antigos?

Só depois de conferir o prazo de guarda de cada um. A decisão final é sempre da empresa, e o descarte deve ser registrado.

A LGPD muda os prazos de guarda?

Não muda os prazos exigidos por outras leis, mas determina que dados pessoais sejam eliminados quando não houver mais finalidade nem obrigação legal de guarda.

E-mails também têm prazo de guarda?

Sim. O prazo do e-mail segue o do assunto: um e-mail que formaliza um contrato, por exemplo, deve ser guardado pelo mesmo tempo que o contrato.

Por quanto tempo guardar contratos?

Durante a vigência e, depois, pelo prazo de prescrição aplicável. A regra geral do Código Civil é de 10 anos, mas há prazos menores para algumas situações.

O que fazer com os documentos de uma empresa encerrada?

O encerramento não elimina automaticamente os prazos de guarda. É preciso conferir as obrigações que continuam valendo antes de descartar.

Por quanto tempo uma ONG deve guardar documentos?

Pelos mesmos prazos legais das empresas para documentos fiscais, contábeis e trabalhistas, somados às exigências de cada financiador, convênio ou parceria. Por isso, a tabela de prazos de uma organização do terceiro setor deve considerar os contratos e termos que ela assinou.

Quem pode montar a tabela de prazos de guarda da empresa?

Uma consultoria de gestão de documentos, com validação do jurídico ou da contabilidade quando necessário. A Arquigest monta a tabela a partir da legislação e da rotina de cada organização, para empresas e entidades de todo o Brasil.

Posso guardar documentos fora da empresa?

Pode, em uma empresa especializada em guarda de documentos, com contrato que trate de confidencialidade e de proteção de dados. Em um caso que atendemos, a guarda externa era feita em caixas lacradas, sem acesso ao conteúdo pela empresa contratada.

Saber por quanto tempo guardar os documentos da empresa economiza espaço e evita riscos

Definir por quanto tempo guardar os documentos da empresa é um daqueles trabalhos que parecem burocráticos, mas mudam a rotina: libera espaço, acelera a busca, reduz riscos e ainda ajuda no cumprimento da LGPD. A gente monta a tabela da sua empresa a partir da legislação e da sua realidade.

Saiba mais sobre a página do serviço de organização de arquivos. Leia também o artigo sobre tabela de temporalidade de documentos e o artigo sobre LGPD para pequenas e médias empresas.

Fontes

• Código Tributário Nacional (Lei 5.172/1966), arts. 173, 174 e 195.
• Código Civil (Lei 10.406/2002), arts. 205, 206 e 1.194.
• Constituição Federal, art. 7º, XXIX, e CLT, art. 11.
• STF, ARE 709.212 (Tema 608), e Súmula 362 do TST.
• Norma Regulamentadora nº 7 (NR-7), do Ministério do Trabalho e Emprego.
• Lei 13.709/2018 (LGPD), art. 16.
• Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e Decreto 10.278/2020.

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.