Pastas confusas, documentos guardados “para sempre” e horas procurando um papel? Organizamos os arquivos físicos e digitais da sua empresa e definimos por quanto tempo guardar cada documento.
Quando a organização depende da memória de alguém
Em muitas empresas, cada área salva os documentos de um jeito, o arquivo físico ocupa salas inteiras e só uma ou duas pessoas sabem onde está cada coisa. Quando alguém sai de férias, ou quando uma auditoria pede um documento, a busca leva horas.
Sem saber o prazo de guarda de cada documento, a empresa guarda tudo, paga por espaço e ainda corre o risco de descartar o que a lei manda manter.
Como organizamos os arquivos da empresa
- Levantamos o que existe: tipos de documento, volumes, onde estão e como a equipe trabalha.
- Criamos o plano de classificação: a lista organizada de todos os documentos da empresa, por área e por assunto.
- Definimos a tabela de prazos de guarda, com base na legislação: o que guardar, por quanto tempo e o que pode ser descartado com segurança.
- Padronizamos nomes, pastas e caixas e escrevemos procedimentos simples para a equipe.
Caso real: um dossiê único para 9 mil participantes
Uma das entidades de previdência complementar que atendemos guardava os documentos de cerca de 9 mil participantes em 400 caixas. No papel, a ordem era alfabética; no digital, por CPF. E documentos do mesmo participante ficavam em lugares diferentes.
Criamos um dossiê único para cada participante, ligado ao número do sistema de gestão, com caixas numeradas e etiquetadas, plano de classificação e a definição do cargo responsável pelo arquivo. O mesmo cliente voltou a nos contratar para organizar o repositório digital e, depois, para a adequação à LGPD.
Também desenvolvemos o plano de classificação das atividades de cartórios de registro de imóveis, com acervos que começam no século XIX e hoje reúnem papel e documentos digitais.
O que você recebe
- Diagnóstico da situação atual.
- Plano de classificação dos documentos, por área.
- Tabela de prazos de guarda, com a lei que justifica cada prazo.
- Padrão de nomes e estrutura de pastas.
- Procedimentos passo a passo e treinamento da equipe.
Por que a Arquigest
A Arquigest organiza documentos desde 2009, primeiro em grandes arquivos físicos e hoje também na nuvem. A equipe é multidisciplinar e liderada por uma bibliotecária especialista em gestão da informação. Não vendemos licenças de software: a recomendação é sempre a que funciona melhor para a sua empresa, no ambiente que ela já usa. E muitos clientes voltam a nos contratar para novos projetos.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Depende do tipo de documento. Documentos trabalhistas, fiscais e contábeis têm prazos diferentes, definidos em lei. Montamos a tabela de prazos específica da sua empresa.
Posso jogar fora documentos antigos?
Só depois de conferir o prazo de guarda de cada um. Indicamos o que pode ser descartado com segurança, e a decisão final é sempre da empresa.
Vocês organizam arquivo físico e digital?
Sim. Usamos o mesmo método para o papel, o servidor e a nuvem. Para documentos no SharePoint, no Teams ou no Drive, veja também o serviço de organização de documentos no SharePoint e na nuvem.
Comece por um diagnóstico
No diagnóstico, você descobre o que a empresa guarda, onde está, o que pode ser descartado e o que fazer primeiro.