Prazo de guarda de documentos trabalhistas

O RH costuma ser a área com mais papel e mais dúvidas sobre o que pode ser descartado. E não é para menos: um documento trabalhista jogado fora antes da hora pode fazer falta em uma ação, em uma fiscalização ou no pedido de aposentadoria de um ex-funcionário.

A tabela abaixo detalha cada caso.

Qual é a regra geral? A prescrição trabalhista

A Constituição garante ao trabalhador o direito de cobrar créditos dos últimos 5 anos, em ação proposta até 2 anos após o fim do contrato (art. 7º, XXIX). É por isso que o prazo de 5 anos aparece em tantos documentos: é o tempo em que a empresa pode precisar provar o que pagou e o que cumpriu.

Tabela de prazos: quanto tempo guardar cada documento trabalhista?

Documento	Prazo de guarda	Base legal
Folha de pagamento, recibos, cartões de ponto, férias, 13º e rescisão	Pelo menos 5 anos, observando o prazo de até 2 anos após o fim do contrato	Constituição Federal, art. 7º, XXIX; CLT, art. 11
Comprovantes de FGTS	5 anos para fatos a partir de 13/11/2014; períodos anteriores seguem regra de transição	STF, ARE 709.212; Súmula 362 do TST
Comprovantes de contribuições previdenciárias (INSS)	5 anos, contados conforme as regras de decadência e prescrição tributária	CTN, arts. 173 e 174; Súmula Vinculante 8 do STF
Prontuário de exames ocupacionais (ASO e exames)	No mínimo 20 anos após o desligamento, com prazos maiores para exposição a agentes cancerígenos e radiação	NR-7
Registro de empregados (ficha ou livro)	Guarda permanente, por recomendação, porque comprova o vínculo	CLT, art. 41
Currículos de candidatos não contratados	Só pelo tempo necessário ao processo seletivo ou pelo prazo informado ao candidato	LGPD, art. 16

E quando há ações em andamento?

Se existe uma ação trabalhista ou uma fiscalização em curso, todos os documentos relacionados devem ser guardados até o fim da discussão, mesmo que o prazo da tabela já tenha passado.

E o eSocial?

O envio das informações ao eSocial não elimina a necessidade de guardar os documentos que deram origem a elas. Na prática, recomendamos manter os documentos de origem pelos prazos da tabela, porque eles podem ser pedidos em uma fiscalização ou em um processo.

O que a LGPD diz sobre dados de ex-funcionários?

Guardar documentos de ex-funcionários pelo prazo legal é permitido pela LGPD, porque existe obrigação de guarda. O que não pode é guardar indefinidamente. Quando o prazo vence e não há outro motivo para manter, o documento deve ser eliminado, com registro.

Como organizar o arquivo do RH?

• Uma pasta por funcionário, física ou digital, identificada pela matrícula.
• Documentos de saúde, como exames e atestados, separados e com acesso restrito.
• Documentos de quem saiu agrupados pelo ano do desligamento, o que facilita aplicar os prazos.
• Folhas, recibos e cartões de ponto organizados por competência (ano e mês).
• Um padrão de nomes para os arquivos digitais.

Organizar pelo ano do desligamento é um truque simples e poderoso: quando o prazo de uma turma vence, todas as pastas daquele ano podem ser avaliadas de uma vez.

Checklist antes de descartar documentos do RH

• O prazo de guarda daquele tipo de documento venceu?
• Existe ação trabalhista, fiscalização ou acordo envolvendo o ex-funcionário?
• O documento é de guarda permanente, como o registro de empregados?
• Os documentos de saúde respeitam o prazo de no mínimo 20 anos após o desligamento?
• O descarte foi aprovado e será registrado?

Prazos de guarda e o arquivo físico do RH

Muitas empresas ainda guardam caixas e caixas de documentos de ex-funcionários, sem saber o que pode sair. Com os prazos definidos e o arquivo organizado pelo ano do desligamento, o RH consegue, todo início de ano, avaliar as caixas vencidas, conferir se não há nenhuma ação envolvendo aqueles funcionários e registrar o descarte. O espaço liberado costuma surpreender.

Perguntas frequentes

Posso guardar os documentos trabalhistas só em formato digital?

Em muitos casos, sim, desde que a digitalização siga os requisitos legais. Antes de descartar o papel, confira esses requisitos e o prazo de cada documento.

Por quanto tempo guardar o ASO?

O prontuário com os exames ocupacionais deve ser guardado por no mínimo 20 anos após o desligamento, segundo a NR-7, com prazos maiores em casos específicos.

E os documentos de quem ainda trabalha na empresa?

Ficam guardados durante todo o contrato. Os prazos da tabela começam a contar a partir do fim do vínculo ou do fato a que se referem.

Posso guardar os documentos do RH na nuvem?

Pode, com acesso restrito e cópia de segurança. Documentos de saúde devem ficar em local com acesso ainda mais limitado.

Documentos de estagiários seguem os mesmos prazos?

Estagiários não são empregados pela CLT, mas os documentos do estágio também devem ter prazo de guarda definido na tabela da empresa, com orientação jurídica.

O que fazer com documentos do RH em pastas pessoais?

Trazer para o arquivo oficial do RH, com acesso restrito. Documentos de funcionários espalhados em pastas pessoais são um risco para a LGPD.

O que fazer com documentos de funcionários falecidos?

Eles seguem os mesmos prazos de guarda e podem ser solicitados por herdeiros e beneficiários. Devem ser guardados com o mesmo cuidado e acesso restrito.

O que acontece se a empresa não tiver o documento numa ação trabalhista?

Sem o documento, a empresa pode ficar sem como provar o que pagou ou cumpriu. Por isso os prazos de guarda são tão importantes.

O prazo de 5 anos conta a partir de quando?

Em geral, a partir do fato a que o documento se refere, observando o prazo de até 2 anos após o fim do contrato para o trabalhador entrar com ação. Na dúvida, conte a partir do desligamento.

ONGs e associações seguem os mesmos prazos trabalhistas?

Sim. Organizações do terceiro setor que têm empregados seguem a mesma legislação trabalhista e os mesmos prazos de guarda das empresas.

Prazo de guarda de documentos trabalhistas: segurança para o RH

Conhecer o prazo de guarda de documentos trabalhistas dá segurança ao RH para guardar o que precisa e descartar o que já pode sair. Esta tabela é um ponto de partida; cada empresa precisa da sua, ajustada às suas atividades e aos seus riscos.

Saiba mais sobre a página do serviço de organização de arquivos. Leia também o guia de prazos de guarda dos documentos da empresa e o artigo sobre LGPD no RH.

Fontes

• Constituição Federal, art. 7º, XXIX, e CLT, arts. 11 e 41.
• STF, ARE 709.212 (Tema 608), e Súmula 362 do TST.
• Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174, e Súmula Vinculante 8 do STF.
• Norma Regulamentadora nº 7 (NR-7).
• Lei 13.709/2018 (LGPD), art. 16.

Laura Silveira é bibliotecária, especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento e fundadora da Arquigest, empresa especializada em organizar documentos e dados, do papel à nuvem, desde 2009. A Arquigest tem unidades em Belo Horizonte e São Paulo e atende organizações de todo o Brasil.