Seus arquivos foram para o SharePoint, o Teams ou o Drive, mas ninguém encontra nada? Organizamos pastas, nomes e acessos para que cada pessoa ache o documento certo, na versão certa.
Por que o SharePoint da sua empresa virou uma bagunça
Na maioria das empresas, a ida para a nuvem aconteceu às pressas, durante a pandemia. As pastas do servidor foram copiadas do jeito que estavam, cada equipe criou as suas no Teams e, em pouco tempo, ninguém sabia mais onde salvar nem qual era a versão final.
O resultado aparece na rotina: horas perdidas procurando arquivos, documentos duplicados ocupando espaço, contratos e dados pessoais abertos para quem não deveria ver e uma migração cada vez mais difícil. Trocar de ferramenta não resolve. O que resolve é organizar.
Como organizamos o SharePoint
Trabalhamos no ambiente que a sua empresa já usa, seja SharePoint, Teams, OneDrive, Google Drive ou Alfresco, sem trocar de sistema e sem parar a operação.
- Diagnóstico com números: quanto existe, o que está duplicado, o que está fora do padrão e quem acessa o quê.
- Nova organização: estrutura de pastas por área, padrão de nomes e regras de acesso.
- Migração com critério: primeiro os documentos exigidos por lei e por auditoria e os mais usados; o restante em etapas. Nenhum documento é eliminado sem decisão da empresa.
- Equipe orientada: treinamento e um guia simples para a ordem continuar.
Caso real: 154 mil itens no SharePoint de uma área financeira
O setor financeiro de uma empresa de investimentos com atuação global nos procurou para organizar o SharePoint. O diagnóstico mostrou 154 mil itens, e mais da metade dos arquivos tinha sido levada de uma só vez em 2020, no início do trabalho remoto.
Encontramos cerca de 25 mil arquivos com nomes idênticos, pastas com nomes de pessoas no lugar das áreas e, em aproximadamente metade dos arquivos, caminhos acima do limite de 256 caracteres, o que trava a sincronização, o backup e a migração.
Entregamos a nova estrutura de pastas por área, o padrão de nomes, o plano de ação e um procedimento de migração que define o que vai primeiro. Também mostramos, em números, que uma única pessoa dedicada levaria mais de cinco anos para fazer essa organização sozinha.
O que você recebe
- Diagnóstico com os números do seu ambiente.
- Estrutura de pastas e padrão de nomes, com a descrição do que vai em cada lugar.
- Mapa de acessos: quem vê, edita e aprova cada tipo de documento.
- Plano de migração com as prioridades definidas.
- Guia e treinamento para a equipe manter a ordem.
Por que a Arquigest
A Arquigest organiza documentos desde 2009, primeiro em grandes arquivos físicos e hoje também na nuvem. A equipe é multidisciplinar e liderada por uma bibliotecária especialista em gestão da informação. Não vendemos licenças de software: a recomendação é sempre a que funciona melhor para a sua empresa, no ambiente que ela já usa. E muitos clientes voltam a nos contratar para novos projetos.
Perguntas frequentes
É melhor organizar antes ou depois de migrar para o SharePoint?
Antes ou durante. Migrar sem critério leva pastas confusas, arquivos duplicados e acessos errados para o novo ambiente.
A empresa precisa parar durante a organização?
Não. O trabalho é feito por etapas, combinadas com cada área, sem interromper a rotina.
Vocês configuram o SharePoint?
Definimos a estrutura, os nomes, os acessos e as regras de aprovação e arquivamento. A configuração técnica fica com a TI da empresa.
Comece por um diagnóstico
No diagnóstico, você descobre quanto tem armazenado, o que está duplicado, quem acessa o quê e o que fazer primeiro. É o primeiro passo para ter um SharePoint em que todos encontram o que precisam.