O SharePoint é um software da empresa Microsoft desenvolvido pensando em ambientes empresariais.
Possui funcionamento online e permite a criação de intranets corporativas, tendo como objetivo promover a gestão documental e de conteúdos que são produzidos pelas empresas.
O programa SharePoint é usado na gestão eletrônica de documentos (GED) pelo fato de ser bastante amplo, pode ser configurado de acordo com algumas necessidades de cada empresa, além de ter as suas funções aliadas a outras ferramentas da Microsoft 365.
O uso do SharePoint permite que a corporação crie os seus próprios métodos de classificação, organização e compartilhamento dos documentos.
Uma grande vantagem do SharePoint é a segurança da informação porque está na responsabilidade da Microsoft (empresa bastante consolidada na área de tecnologia e informação), além disso, não necessita de nenhuma estrutura física para armazenar os documentos e dispensa contratação de empresa especialista para fazer a manutenção da ferramenta. Geralmente o próprio T.I da empresa realiza a manutenção.
Outro ponto importante é o fato do SharePoint possuir linguagem e interface bem intuitiva no formato da Microsoft.
O SharePoint oferece:
- Acesso individual ao sistema.
- Controle de acesso.
- Controle de versão.
- Armazenamento em nuvem.
- Pagamento de licença por usuário.
- Manutenção/suporte incluído no pacote de serviços Microsoft 365.
- Compartilhamento de conteúdo (Intranet).
- Emite relatório de documentos.
Serviços
Auxílio na contratação
Análise dos pacotes de serviços oferecidos pela Microsoft para definição do que melhor se encaixa à necessidade da empresa.
Parametrização e implantação
- Definição os grupos de arquivos que serão inseridos no sistema, estrutura de sites e biblioteca de documentos, forma de armazenamento, premissas de segurança da informação, controles de acessos aos dados eletrônicos (Política de desenvolvimento de coleções);
- Elaboração dos padrões dos nomes dos arquivos (taxonomia corporativa), para a criação de um vocabulário controlado para entrada de dados no SharePoint (metadados, indexadores, tags, etc);
- Mapeamento de fluxos de produção documentos;
- Elaboração do Manual de Procedimentos personalizado com a descrição técnica dos procedimentos operacionais para o tratamento de dados adotados pela a empresa.
Digitalização de documentos
Transformação de documentos físicos em digitais através de scanner e softwares de alta qualidade com OCR para realizar buscas por palavras.
Organização de arquivos digitais
Criação da estrutura de pastas de acordo com os critérios do SharePoint, possibilitando a transferência dos documentos. Alteração de nomenclatura dos arquivos de acordo com a quantidade de caracteres suportadas pelo SharePoint ; Exclusão de documentos repetidos.
Inclusão de arquivos no SharePoint
Transferência dos arquivos e dados do servidor para o SharePoint para o correto armazenamento.
Treinamentos
Realização de treinamento para usuários e administradores da ferramenta.