Alfresco, é um sistema de gestão de conteúdo empresarial (em inglês ECM “Enterprise Content Management”) de código aberto, sendo uma ótima alternativa para o gerenciamento de eletrônicos de documentos (GED), arquivos, colaboração e intranet.
Quando comparado com soluções de gestão de documentos e de compartilhamento empresarial, o GED Alfresco permite explorar enormes potencialidades com menor custo.
Entre as principais características destacam-se:
- Interface simples e colaborativa (Web 2.0)
- Importação de arquivos para documentos nato-digitais;
- Integração de busca full text. Suporta reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e imagens de documentos.
- Acessos distintos por usuários com perfis específicos (integração AD): Apenas usuários autorizados podem acessar os arquivos, também é possível configurar quem pode arquivar, recuperar, editar, exportar, modificar ou excluir documentos;
- Formulário de cadastro e pesquisa de documentos;
- Documentos e todos os dados enviados e armazenados criptografados;
- Aplicação de regras sobre retenção e exclusão de arquivos, para garantir que os dados não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário;
- Controle de versões de documentos, de forma que todas as modificações feitas em um arquivo sejam registradas automaticamente;
- Auditoria rápidas e simples, para poder verificar que apenas os usuários autorizados acessem e que são mantidos registos dos diferentes processamentos de dados.
Serviços
Instalação
Instalação da ferramenta utilizando os melhores padrões de tecnologia.
Parametrização e implantação
- Definição os grupos de arquivos que serão inseridos no sistema, estrutura de sites e biblioteca de documentos, forma de armazenamento, premissas de segurança da informação, controles de acessos aos dados eletrônicos (Política de desenvolvimento de coleções);
- Elaboração dos padrões dos nomes dos arquivos (taxonomia corporativa), para a criação de um vocabulário controlado para entrada de dados no Alfresco (metadados, indexadores, tags, etc);
- Mapeamento de fluxos de produção documentos;
- Elaboração do Manual de Procedimentos personalizado com a descrição técnica dos procedimentos operacionais para o tratamento de dados adotados pela a empresa.
Digitalização de documentos
Transformação de documentos físicos em digitais através de scanner e softwares de alta qualidade com OCR para que o Alfresco realize busca por palavras.
Organização de arquivos digitais
- Criação da estrutura de pastas de acordo com os critérios do Alfresco, possibilitando a transferência dos documentos para o correto armazenamento;
- Alteração de nomenclatura dos arquivos;
- Exclusão de documentos repetidos.
Inclusão de arquivos no Alfresco
Transferência dos arquivos do servidor para o Alfresco com o preenchimento do formulário de cadastro e busca.
Treinamentos
Realização de treinamento para usuários e administradores da ferramenta.