É evidente que todo escritório de advocacia preze pela excelência na prestação de serviço jurídico.
Muitos realizam investimentos em aquisição dos melhores softwares de gestão jurídica e instrumentos que possuam a inovadora Inteligência Artificial.
No entanto, em dado momento, se frustram pelo investimento não trazer os resultados esperados para o crescimento do negócio.
Nenhum programa ou software, por mais moderno e inovador que seja atua em perfeitas condições se alimentado de forma errada, com informações repetidas ou inseridas em campos diversos.
A falta de atenção a esta área acarreta na perda de horas de trabalho de profissionais técnicos na localização de documentos ou dados processuais.
Até mesmo a intenção de reduzir custos, emitir relatórios fidedignos aos clientes ou para tomada de decisões estratégicas do escritório podem ser prejudicadas caso as informações solicitadas não constem de forma organizada na base.
A Arquigest trabalha na raiz da questão. Todas as atividades jurídico/ administrativas que fazem parte da atividade meio dos escritórios de advocacia merecem a atenção de profissionais especializados para que advogados, estagiários e paralegais exerçam suas corretas funções.
A Arquigest tem como escopo a gestão da informação e, com certeza, auxiliará seu escritório na evolução do seu negócio.
Para isso, todos os projetos elaborados pela Arquigest contam materiais de apoio a serem entregues ao cliente, treinamentos e reuniões estratégicas para o total conhecimento da atividade do contratante.
A Arquigest tem o compromisso com a atividade de nossos clientes, por isso todos os projetos são elaborados de forma personalizada de acordo com o serviço prestado.
Fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho são essenciais em qualquer negócio. Eles permitem que o procedimento interno seja construído em fases bem definidas com funções explícitas de cada colaborador.
É possível, com a criação de fluxo de trabalho, a inserção de workflow em sistema de gestão de processos, assim, uma tarefa cumprida leva à próxima que deverá ser desempenhada por outro colaborador.
A Arquigest, em projetos personalizados, analisa as atividades dos colaboradores e o fluxo do procedimento interno desde o recebimento da demanda (consultivo ou contencioso), passando por todas as fases intermediárias até o seu correto arquivamento.
A partir dessa análise é possível revisar ou elaborar fluxos procedimentais com foco no ganho de tempo e otimização das funções dos funcionários.
O diferencial da Arquigest é a entrega de manuais individualizados por atividade executada.
Benefícios
- Identificar excesso ou falta de funcionários em área específica;
- Identificar erros procedimentais para evitar perdas de prazos;
- Otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores.
Procedimentos Operacionais Padrões
Procedimento Operacional Padrão é a instrução de como uma atividade deve ser desempenhada.
Nos projetos desenvolvidos pela Arquigest, há reuniões com as equipes estratégicas dos escritórios de advocacia para a definição de fluxos e, consequentemente, das atividades que serão adicionadas ou suprimidas desse procedimento.
Todos os projetos da Aquigest são acompanhados de documentos descritivos das funções determinadas e de treinamentos.
Benefícios
- Facilitar o treinamento de um colaborador novo;
- Manter o padrão das atividades desempenhadas independente do executor.
Organização de software de gestão jurídica (implantação, migração e saneamento de base)
Todo e qualquer projeto elaborado pela Arquigest tem como base a organização dos dados constantes na base de processos patrocinados por um escritório.
Dessa forma, é possível padronizar os dados relevantes e parametrizar o software de gestão jurídica para que qualquer outra atividade seja desempenhada (emissão de relatórios, implantação de robôs e etc.).
Para nós da Arquigest, o software de gestão jurídica que deverá ser adaptado conforme as necessidades do escritório de advocacia.
Muitas vezes, em diagnósticos entregues nos projetos da Arquigest, nota-se que não há necessidade de um investimento na compra de um novo software. A correta padronização dos dados e customização do instrumento já existente é capaz de atender todas as necessidades do escritório.
Benefícios
- Emissão com poucos cliques de relatórios padronizados sem necessidade de retificações;
- Checagem de informações relevantes com fácil acesso;
- Em grau mais avançado, elaboração de indicadores de rendimento, lucratividade e desempenho.
Organização do arquivo jurídico
Todos os escritórios de advocacia possuem arquivos com documentações processuais e até pessoais de seus clientes. Podem ser na sua forma física ou eletrônica.
Em ambos os casos, a organização desses documentos é essencial para localização de informações pertinentes aos processos e evita a perda de dados.
A Arquigest tem como premissa que um arquivo organizado é o início e o fim de um fluxo bem estruturado.
Benefícios
- Facilidade na localização de dados processuais e pessoais dos clientes
Processo eletrônico
Atualmente, com a digitalização de processos judiciais e de alguns processos administrativos o acesso aos documentos foi facilitado.
A organização e manutenção de cópias integrais de processos nos servidores ou softwares de gestão jurídica permite que o advogado tenha em mãos todas as informações necessárias para sua atuação técnica.
A Arquigest conta com equipe especializada para organização e consulta de cópias processuais para manter o acervo dos escritórios de advocacia sempre atualizados.
Benefícios
- Evitar gastos desnecessários com correspondentes para aquisição de cópias que já se encontram disponíveis no servidor ou software.
- Obtenção e armazenamento de cópias atualizadas para facilitar a atividade final do escritório.
- Digitalização de processos de acordo com as especificações dos tribunais;
- Cadastros em massa de processos em sistemas jurídicos (clientes, processos, contratos, financeiro) Consulta processual (pública e advogado);
- Treinamentos para todos os departamentos do escritório (juridiquez);
- Jurimetria;
- Implantação de biblioteca jurídica;
- Elaboração de book de teses.