Falamos aqui no blog sobre o conceito de ‘Lean Office’. O conceito vem do Lean Manufacturing, que é o combate de desperdícios em processos da indústria. O Lean Office é a adaptação deste conceito para atividades não manufatureiras, compatíveis com escritórios ou seções administrativas de um negócio.
Neste texto, vamos mostrar como colocar em prática o ‘Lean Office’ em poucas etapas e, com isso, turbinar a produtividade no seu escritório.
Identificar o valor no escritório
Primeira etapa do processo Lean Office é identificar o desperdício. Para isso, é preciso entender quais os objetivos estratégicos devem ser atingidos por parte dos processos de cada setor do escritório de modo a manter os clientes satisfeitos.
Por exemplo, no caso de gestão de pessoas, é preciso entender o que o negócio deseja obter mediante processos de seleção, treinamento e recursos humanos. Caso a questão seja financeira, entender o que deve ser feito para lidar com contas a pagar e receber.
Depois de entendido os objetivos pretendidos pelo cliente do processo do setor, a próxima etapa é fazer um mapeamento do processo. Isso significa separar atividades que geram valor das que não agregam valor ao produto final, com informações e relatórios que possam cumprir a demanda esperada.
A ferramenta Mapeamento do Fluxo de Valor pode ser uma aliada.
Aumente o valor agradado dos processos
Depois de localizar o que é valor e o que não agrega valor no funcionamento do seu escritório, o que resta agora é implantar as ferramentas enxutas que possam eliminar ou, pelo menos, reduzir os desperdícios.
Para isso, o programa 5S vai te dar um auxílio e aumentar o fluxo de informações e a produtividade do seu processo.
Padrão do fluxo de valor conquistado
Após aplicar o VSM para estabelecer o valor no processo do escritório e, depois de implantar o 5S com o objetivo de diminuir o desperdícios já identificados, a próxima etapa é fazer a padronização deste novo processo, para que o desempenho adquirido se mantenha estável.
Para se fazer isso, o caminho é o mesmo do processo produtivo, ou seja, revisão de procedimentos, de modo que envolvam mudanças de melhoria e a garantia por meios de treinamento, palestras e encontros a modo de fazer com que os colaboradores entendam claramente o que deve ser realizado no dia-a-dia de trabalho.