Já não é de hoje que o processo de digitalização de documentos se tornou uma realidade, não só em empresas privadas, como em setores públicos. O processo de tornar o arquivo totalmente digital tornou desnecessária a presença física de alguns itens. Por exemplo, hoje em dia é raro ouvirmos músicas de um CD ou assistirmos a um filme em DVD.
É sabido que muitos documentos, como registro de ponto de funcionários e notas fiscais emitidas devem ser guardados por certo período de tempo. Com a transformação digital, ficou muito mais fácil manter arquivos essenciais armazenados para sempre.
EVITA O ACÚMULO E DESPERDÍCIO DE PAPEL
Em um mundo onde a preocupação com o meio ambiente se torna realidade nas empresas, a redução do uso de papel não poderia deixar de estar no topo desta lista. O consumo desenfreado de papel pode levar a um maior desmatamento e um esgotamento dos recursos naturais necessários para produzi-lo.
A diminuição no uso de papel também evita o desperdício, tanto do produto como de dinheiro. Cada folha tem um custo para a empresa e a vida útil do documento é limitado na versão física, diferente do digital.
MENOS ESPAÇO OCUPADO
Nos dias de hoje é comum termos espaços de trabalho reduzidos, até mesmo compartilhados com outros estabelecimentos, como é o caso dos “coworking”.
Manter arquivos físicos demandam espaço e, muitas vezes, donos de empresas ou negócios têm que alugar imóveis somente para guardar documentos impressos em papel. Com a digitalização do arquivo, ganha-se o espaço ou elimina-se a despesa de manter um local apenas para isso.
MAIOR CONTROLE SOBRE OS DOCUMENTOS
Com os documentos digitalizados, fica mais fácil fazer a consulta ao que se precisa. Muitas vezes, arquivos físicos podem ser danificados já que são manuseados por mãos.
Além disso, existe a possibilidade da perda de documentos, já que o papel físico pode ser retirado do arquivo.
FACILITA O ACESSO E AUMENTA A PRODUTIVIDADE
Como “tempo é dinheiro”, o método de organização física de documentos, considerada ultrapassada, pode gerar um inconveniente. Fazer uma consulta ao arquivo físico demanda tempo do funcionário, já que é preciso fazer a busca manualmente e não de maneira digital, com a rapidez de um clique.
Em algumas empresas, como em um jornal de grande circulação, por exemplo. Há alguns anos, quando o processo de produção não era digital, as edições passadas eram armazenadas em grandes arquivos físicos. Muitas empresas de comunicação tinham que manter funcionários exclusivos para controlar o arquivo.