Organizar uma vez não basta. Criamos as regras, os fluxos e as responsabilidades para que os documentos da sua empresa continuem organizados, seguros e prontos para auditorias.
Por que a organização não se sustenta sozinha
Muitas empresas já passaram por um mutirão de organização. Seis meses depois, as pastas voltam a crescer sem padrão, cada área cria as suas próprias regras e ninguém sabe ao certo quem aprova, quem guarda e quem pode descartar cada documento.
Sem governança, os problemas voltam: versões conflitantes, documentos aprovados sem registro, acessos sem controle, correria em auditorias e certificações e sistemas novos que já nascem bagunçados.
O que é governança documental
Governança documental é o conjunto de regras, responsabilidades e controles que define como os documentos da empresa são criados, revisados, aprovados, guardados e descartados. Numa linguagem simples: é o que faz a organização durar.
Como estruturamos a governança documental
- Diagnóstico do cenário atual: tipos de documento, fluxos de criação e aprovação, responsáveis e pontos críticos.
- Política de gestão de documentos, em linguagem simples e aprovada pela direção.
- Fluxos padrão de criação, revisão, aprovação, controle de versões, arquivamento e descarte.
- Matriz de responsabilidades: quem cria, revisa, aprova, guarda e descarta cada tipo de documento.
- Indicadores e rotina de acompanhamento, para a direção saber se as regras estão sendo seguidas.
- Requisitos para sistemas de gestão de documentos, quando a empresa vai implantar ou trocar de ferramenta.
Como é na prática
Em uma das entidades de previdência complementar que atendemos, a governança veio depois da organização: estruturamos o repositório digital por área, criamos um vocabulário padrão para os nomes dos arquivos, 11 procedimentos passo a passo e fluxos como o de acompanhamento de atas, que passou a permitir a pesquisa das decisões por assunto.
No setor financeiro de uma empresa de investimentos com atuação global, a organização do SharePoint veio acompanhada de um plano de ação com os instrumentos de governança: plano de classificação, política de organização, tabela de prazos de guarda e perfis de acesso por função.
O que você recebe
- Diagnóstico de maturidade da gestão de documentos.
- Política de gestão de documentos.
- Fluxos de criação, aprovação, versão e arquivamento.
- Matriz de responsabilidades por tipo de documento.
- Indicadores e modelo de acompanhamento.
- Treinamento das equipes.
Por que a Arquigest
A Arquigest organiza documentos desde 2009, primeiro em grandes arquivos físicos e hoje também na nuvem. A equipe é multidisciplinar e liderada por uma bibliotecária especialista em gestão da informação. Não vendemos licenças de software: a recomendação é sempre a que funciona melhor para a sua empresa, no ambiente que ela já usa. E muitos clientes voltam a nos contratar para novos projetos.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre organizar arquivos e governança documental?
A organização arruma o que já existe: pastas, nomes e prazos de guarda. A governança cria as regras e as responsabilidades para que tudo continue organizado daqui para a frente.
A governança documental ajuda em auditorias e certificações?
Sim. Com regras documentadas, responsáveis definidos e registros de aprovação, a empresa responde com rapidez a auditorias e atende às exigências de controle de documentos de normas como a ISO 9001.
Precisamos de um sistema de gestão de documentos?
Não necessariamente. A governança vem antes do sistema. Quando a empresa decide implantar ou trocar de ferramenta, definimos os requisitos para que o sistema siga as regras, e não o contrário.
Comece por um diagnóstico
No diagnóstico de maturidade, você descobre como os documentos são criados, aprovados e guardados hoje, onde estão os riscos e quais regras criar primeiro.