Os relatórios do sistema jurídico não batem com a realidade? Corrigimos a base de processos, padronizamos o cadastro e apoiamos a migração entre softwares, sem perder informação.
Quando ninguém confia nos relatórios da carteira
Com os anos, cada advogado e estagiário cadastra de um jeito. O mesmo cliente aparece com grafias diferentes, processos encerrados continuam ativos, campos como tribunal e vara ficam vazios e o sistema jurídico passa a mostrar uma carteira que não existe.
O efeito aparece no controle de prazos, nos relatórios enviados aos clientes, no faturamento e, principalmente, na troca de software: migrar uma base com erros custa mais caro e leva os problemas para o sistema novo.
Como organizamos a base de processos
- Diagnóstico com números: verificamos cada pasta e medimos duplicidades, campos vazios, status desatualizados e grafias diferentes.
- Consulta automática nos sites dos tribunais para identificar quais processos ainda estão ativos.
- Padronização das tabelas do sistema, como clientes, partes, tipos de processo, tribunais e varas, de acordo com as tabelas do CNJ.
- Planilha pronta para migração e procedimentos de cadastro e encerramento, para o erro não voltar.
Caso real: 18 mil pastas ativas, quase metade com mais de 10 anos
Um escritório com 20 anos de base tinha 18.649 pastas ativas no sistema jurídico. O diagnóstico mostrou que 47% delas tinham sido cadastradas havia mais de 10 anos e continuavam ativas, sinal de que os encerramentos não eram registrados.
O campo tribunal estava vazio em 80% das pastas, apenas 28% dos números de processo seguiam o padrão do CNJ e as partes contrárias apareciam com 1.105 grafias diferentes. Consultamos automaticamente 13.408 processos nos tribunais para separar os ativos dos encerrados antes da migração e montamos um plano com 18 ações.
Em outro escritório, com mais de 27 mil processos, uma tabela do sistema com 968 termos passou a ter 80, e outra, de 789, ficou com 21. Menos sinônimos, cadastro mais rápido e relatórios confiáveis.
O que você recebe
- Diagnóstico com indicadores da base de processos.
- Lista de processos ativos e encerrados.
- Tabelas do sistema padronizadas.
- Planilha pronta para migração.
- Procedimentos passo a passo (POPs), fluxos de trabalho e treinamento da equipe.
Por que a Arquigest
A Arquigest organiza documentos desde 2009, primeiro em grandes arquivos físicos e hoje também na nuvem. A equipe é multidisciplinar e liderada por uma bibliotecária especialista em gestão da informação. Não vendemos licenças de software: a recomendação é sempre a que funciona melhor para a sua empresa, no ambiente que ela já usa. E muitos clientes voltam a nos contratar para novos projetos.
Perguntas frequentes
Vocês trabalham com qual software jurídico?
Com o sistema que o escritório já usa ou vai adotar. Já trabalhamos com softwares como AdvWin, TecnoJuris e Autojur.
É melhor sanear a base antes de trocar de software jurídico?
Sim. Migrar uma base com duplicidades e processos encerrados leva os erros para o sistema novo e aumenta o custo da migração.
Vocês acessam os dados do escritório?
Somente com autorização, de forma remota ou presencial, com regras de sigilo definidas em contrato.
Comece por um diagnóstico
No diagnóstico, você descobre quantos processos estão de fato ativos, onde estão os erros de cadastro e o que corrigir primeiro.