Antes de organizar, é preciso saber o que existe. Mostramos, com números, onde estão os documentos da sua empresa, o que está duplicado, quem acessa o quê e o que fazer primeiro.
Por que começar pelo diagnóstico
Organizar sem diagnóstico é como reformar sem planta: gasta-se tempo e dinheiro e o problema volta. O diagnóstico mostra o tamanho real do problema, as prioridades e o caminho mais econômico, seja com a sua equipe, seja com a Arquigest.
O que analisamos
- Onde estão os documentos: servidor, nuvem, arquivo físico e sistemas.
- Quanto existe e como o volume cresceu ao longo dos anos.
- O que está duplicado, sem padrão de nome ou fora do lugar.
- Quem acessa o quê.
- Como a equipe salva e procura os documentos no dia a dia.
O que um diagnóstico revela
Em um SharePoint, o diagnóstico mostrou que mais da metade dos arquivos tinha sido levada de uma só vez em 2020 e que havia cerca de 25 mil arquivos com nomes idênticos. Em um sistema jurídico, cada pasta passou por 22 verificações automáticas, e quase metade das pastas ativas tinha mais de 10 anos. Em uma adequação à LGPD, o mapeamento encontrou 79 fluxos de dados pessoais e 40 terceiros que recebiam esses dados.
O que você recebe
- Relatório com os números da situação atual.
- Os principais problemas e riscos, em linguagem simples.
- Plano de ação com o que fazer primeiro, prazos e responsáveis.
- Quando faz sentido, a comparação de custos entre fazer com a equipe interna, com o apoio da Arquigest ou com a Arquigest.
Como funciona
- Conversa inicial para entender a rotina e os problemas.
- Levantamento nos ambientes da empresa, com acesso autorizado.
- Apresentação dos resultados e do plano de ação.
Por que a Arquigest
A Arquigest organiza documentos desde 2009, primeiro em grandes arquivos físicos e hoje também na nuvem. A equipe é multidisciplinar e liderada por uma bibliotecária especialista em gestão da informação. Não vendemos licenças de software: a recomendação é sempre a que funciona melhor para a sua empresa, no ambiente que ela já usa. E muitos clientes voltam a nos contratar para novos projetos.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva o diagnóstico?
Depende do volume de documentos e do número de áreas envolvidas. O prazo é definido na proposta, antes do início do trabalho.
Depois do diagnóstico, preciso contratar a organização?
Não. O plano de ação é da sua empresa e pode ser executado pela sua equipe, com o apoio da Arquigest ou pela Arquigest.
Vocês acessam os arquivos da empresa?
Somente com autorização e com regras de sigilo definidas em contrato.
Comece agora
Conte em poucas linhas o que está acontecendo com os documentos da sua empresa. Entramos em contato para entender o caso e propor o diagnóstico.