Manter um arquivo organizado e funcional é fundamental para melhorar o desempenho de todos os setores de um negócio
Toda empresa tem documentos. São registros da atividade do negócio. Podem ter valor legal, organizacional e muitas vezes são considerados fundamentais. Muitos gestores enxergam a questão do armazenamento de documentos como um problema, mas com uma boa gestão de arquivo é possível aumentar a qualidade e eficiência de todos os setores da empresa.
Manter documentos organizados nem sempre é uma tarefa fácil. A maneira como as empresas mantém os arquivos estão em transformação constante, principalmente com os sistemas digitais. Confira como otimizar a gestão de documentos em três passos.
1 – Qualidade e padrão
No caso de documentos que não possibilitem a solicitação de uma cópia digital, é preciso que a qualidade da digitalização seja impecável. Um bom equipamento e uma pessoa qualificada para fazer o serviço são fundamentais.
A extensão .PDF pode ser uma boa opção para manter o padrão dos documentos e do arquivo em geral, já que comporta alta definição e tem um tamanho considerado compacto. O uso de ‘tags’ e etiquetas podem facilitar a busca por documentos. Use “PG” para contas pagas, por exemplo. Ou “ADM” para documentos relacionados à administração da empresa.
Ordenar os arquivos por classificação de prioridade numérica também é uma opção viável, já que dentro da pasta, o sistema organiza os documentos por ordem alfanumérica.
2 – Utilize meios para automatizar processos
A assinatura digital já é um recurso muito utilizado para atender clientes. A comodidade gerada por essa tecnologia permite firmar contratos e autenticar processos de maneira online.
Escolher uma boa prestadora deste tipo de serviço é fundamental para facilitar o acesso aos documentos, tanto para a empresa, como, em alguns casos, para o cliente. Escolha parceiros que ofereçam formulários práticos e opções de assinatura via aplicativo.
3 – Mantenha o menor número de documentos físicos possível
Arquivos digitais já são realidades nas empresas, porém, algumas atividades exigem que se mantenham arquivos físicos, como as repartições públicas.
Para evitar o acumulo desnecessário de papel, mantenha as cópias originais apenas dos contratos e processos que estejam em andamento, como protocolos e comprovantes de pagamento enviados pelo cliente.
Vale lembrar que as notas de compra podem ser digitalizadas. Mantenha os documentos físicos apenas para conferência e descarte-os quando os itens forem cadastrados.
Validade de alguns documentos:
- Os comprovantes de pagamentos relacionados à questões previdenciárias têm validade de 40 anos;
- O prazo de validade para comprovantes de pagamentos de conta de luz, telefone e outros serviços tem prazo de 3 meses a 50 anos;
- Carteira de Trabalho, PIS e escritura de imóveis têm validade permanente;
- IPTU, IPVA e extratos bancários valem por 5 anos.